In der Arbeit mit dem Rechnungswesen der Sage 100 fragen sich nun einige unserer Kunden, wie kann man die Anlagenbuchhaltung in das Rechnungswesen einbinden und was muss man als Anwender machen, um den Beginn der Arbeit mit der Anlagenbuchhaltung richtig zu gestalten. Die eingerichtete Anlagenbuchhaltung ermöglicht einen schnellen Überblick über das Inventar und die Abschreibungsmöglichkeiten. Doch wie kann man mit der Anlagenbuchhaltung beginnen, wenn man doch schon etwas länger die Sage 100 oder die Office Line im Einsatz hat?
In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen die Arbeit mit einem vorhandenen Add In zum Rechnungswesen erläutern, mit dem Sie Ihre Sachkonten der Anlagenbuchhaltung auf Arbeit mit Anlagegütern umbauen, bzw. mit dem Sie Anlagen importieren können.
Installation des Assistenten zur Anlagenbuchhaltung
Der Assistent wird mitgeliefert und muss von Ihnen über die Zusatzmodule installiert werden. Sie gehen dazu in den Bereich Systemgrundlagen und öffnen die Zusatzmodule:
Über Installieren… wählen Sie die Datei OLReweAnbuUmbuAssi80.MDE. Es wird damit der Umbuchungsassistent Anbu-Sammelkonten der Liste hinzugefügt:
Schließen Sie die Maske und starten Sie die Sage 100 neu.
Im Bereich der Administration finden Sie nun einen neuen Menüeintrag Umbuchungsassistent Anbu-Sammelkonten:
Anlagen-Sachkonten umbuchen
Mit dieser Funktion werden Sie dabei unterstützt, die Anlagenbuchhaltung auf Anlagen-Konten umzustellen. Ausgangspunkt dabei ist, dass Sie aktuell die Anlagenbuchhaltung über Sachkonten (sogenannten Nullerkonten) führen und noch keine Anlagen im Sinne der Sage 100 angelegt haben. Über das, bei der Anlage hinterlegte Sammelkonto, wird damit eine Umbuchung vorgenommen – von einem „Nullerkonto“ zu einem anderen „Nullerkonto“. Die bisher verwendeten Sachkonten der Anlagenbuchhaltung können nicht weiter genutzt werden.
Führen Sie diese Arbeit in der Abschlussperiode durch – eine unterjährige Umbuchung wird nicht unterstützt.
Voraussetzungen für die Umbuchung:
- angelegte Sammelkonten zur Anlagenbuchhaltung (Festkonten – Anlagenbuchhaltung)
- angelegte Anlagen in den Stammdaten (Anlagenstamm)
- angelegtes Zwischenkonto für die Umbuchung
Durchführung der Umbuchung
Sie rufen den Assistenten auf und übernehmen die Vorgabe Anlagen-Sachkonten umbuchen:
Im folgenden Dialog wählen Sie das Buchungsdatum und die Buchungsperiode der Umbuchung. Zu empfehlen wäre hier eine Jahresabschlussperiode, damit die Abschreibungen für das gesamt Jahr über die Anlagen vollständig für das Geschäftsjahr vorgenommen werden können.
Das umzubuchende Konto ist das Anlagenkonto, welches mittels Assistent auf 0,00 gestellt wird und die Anlagenkonten – inkl. der dort hinterlegten Sammelkonten – werden die Werte aufnehmen. Die Belegnummer ist zwingend notwendig. Das umzubuchende Konto darf kein Festkonto sein und kann auch nach dem Umbuchen nicht als Festkonto hinterlegt werden. Das ausgewählte Zwischenkonto muss der Kontenklasse Kosten angehören.
In der folgenden Eingabemaske wählen Sie die hinterlegten Anlagegüter und geben Sie die Anschaffungs- und Herstellungskosten (AK/HK), sowie die bisherigen AfA-Werte ein. Ihnen stehen auch Eingabemöglichkeiten für die erhöhe Absetzung, Sonder-AfA und kalkulatorische AfA zur Verfügung;
Aus der Maske heraus ist die Eingabe einer neuen Anlage möglich und ein Import von Anlagestämmen über eine txt-Datei.
Eine Zusammenfassung wird vor der Durchführung der Umbuchung angezeigt:
Die Anzahl der durchgeführten Buchungen werden in einem Dialog angezeigt:
In der neu erstellten Buchungssitzung können Sie die Buchungen einsehen. Diese Buchungen können Sie bearbeiten und löschen:
Führen Sie nun einen Jahresabschluss mit Saldenvortrag durch und somit kann die Abschreibung im neuen Geschäftsjahr über die Anlagen erfolgen.
Historische Anlagen einbuchen
Diese Funktion des Umbuchungsassistenten Anbu-Sammelkonten steht Ihnen nur im 1. Geschäftsjahr der Sage 100 zur Verfügung. Über diesen Bereich können Sie die Werte eines Anlagevermögens von einer anderen Software oder vom Steuerberater übernehmen und die folgenden Abschreibungen bzw. die Verwaltung der Anlagen in der Sage 100 vornehmen:
Die Verfahrensweise ist identisch mit dem Menüpunkt Sammelkonten umbuchen. In der Maske der Anlagen können Sie die historischen Anschaffungskosten und die bisherigen Abschreibungen erfassen. Voraussetzung sind die hinterlegten Anlagegüter in den Stammdaten. Es können über diese Erfassungsmasken nun Anlagen eingegeben werden, dessen Zugangsdatum vor dem 1. Sage 100 Geschäftsjahr liegt.
Mit der Bestätigung des Assistenten werden je Anlage 2 Buchungen generiert: Anlage an Saldenvortrag mit den Anschaffungskosten und gleichzeitig die Abschreibung vom Anlagevermögen minimiert:
Import von Daten via txt-Files
Wenn Sie die Werte für den Import von Anlagegütern als txt-Datei vorliegen haben, so können Sie diese auch importieren:
Der Aufbau der Datei ist entsprechend der Tabelle (ohne Anlagenbezeichnung). Die Felder werden mit Semikolon (Strichpunkt) getrennt:
Anlagenummer;AK/HK;AfA;Erh. Abs.;Sonder-AfA;kalk AfA
I300000;23000,00;12000,00;;;
Diese Datei wird importiert und schon beim Import auf Fehler im Aufbau kontrolliert. Es erfolgt aber noch keine Überprüfung, ob z.B. das Anlagegut zuvor angelegt wurde.