Mit dem Beginn des neuen Geschäftsjahres und der Analyse der Buchhaltungsdaten des letzten Jahres kommt nun die Anfrage unserer Kunden, ob man sich Vorsteuern aus anderen EU-Ländern erstatten lassen kann und wie die eigentliche Abwicklung in der Sage 100 ist. Recht schnell werden Sie auf die Möglichkeiten des Vorsteuervergütungsverfahrens in der Sage 100 hingewiesen und nun fragen Sie sich, was muss man nun im Konkreten tun?
Die hier genannte Verfahrensweise bezieht sich auf die Version Österreich – die Beschreibung für die Version Deutschland finden Sie unter Vorsteuervergütungsverfahren mit der Sage 100 Deutschland.
Was ist das Vorsteuervergütungsverfahren?
Mit der EU-Richtlinie 2008/9/EG erfolgt die Einführung eines elektronischen Erstattungsverfahren zur Vorsteuer für inländische Unternehmen sowie für Unternehmer aus dem übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet. Es geht um die Erstattung von Vorsteuern, die ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedsstaat gezahlt hat und diese vom anderen Staat wieder erhält. Dabei wird der Antrag beim zuständigen Finanzamt des Unternehmens gestellt. Dieses leitet den Antrag auf Erstattung der Vorsteuer an das ausländische Finanzamt weiter. Diese Regelung gilt seit 2010. Der Antrag ist in Österreich bis zum 30. September des nachfolgenden Jahres elektronisch einzubringen. Achtung: Hier gibt es unterschiedliche Termine in den einzelnen Ländern (z.B. Finnland 30.06.) Die Vorsteuererstattung richtet sich nach den jeweiligen Vorgaben des Landes, d.h. Sie erhalten nur die Vorsteuer, wenn auch ein inländischer Unternehmer in dem Land die Vorsteuer erhält. Jedes EU-Mitgliedsland legt noch weitere Vorgaben zur Erstattung fest, so werden in der Regel nur Erstattungsbeträge von mindestens € 50 gezahlt. Beachten Sie die recht unterschiedlichen Vorgaben der einzelnen Mitgliedsstaaten.
Wie ist die Verfahrensweise in der Sage 100?
Um das Vorsteuervergütungsverfahren in der Sage 100 nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen zu schaffen:
- Hinterlegung der Steuercodes mit dem ausländischem Steuersatz
- Anlage eines Sachkontos für die Vorsteuer und deren Zuordnung in den Festkonten
- Aktivierung des Vorsteuervergütungsverfahrens in den Stammdaten für das jeweilige Land
- Anlage des Kreditors
- Eingabe der relevanten Daten zum Verfahren in der Buchung
- Erstellung und Übergabe der Daten an das Finanzamt
Im Folgenden möchte ich Ihnen die Verfahrensweise an einem Beispiel der Zahlung einer Tankrechnung in den Niederlanden erläutern.
Anlage der Steuercodes je Land
Sie benötigen für die Buchung der ausländischen Vorsteuer je Land eigene Steuersätze. Sie hinterlegen dazu die Höhe der Steuer in % und definieren in den Details des Steuersatzes als Steuertyp Vorsteuer oder Umsatz-oder Vorsteuer. :
Sachkonto anlegen und als Festkonto hinterlegen
Sie benötigen mindestens ein Vorsteuerkonto für die ausländische Vorsteuer, welches Sie in den Festkonten zuordnen. Beachten Sie, dass keine UStVA Kennziffer hinterlegt wird, da diese Umsätze nicht auf der Umsatzsteuervoranmeldung dargestellt werden.
Ordnen Sie dieses Konto in den Festkonten – Vorsteuer im Bereich Vorsteuer fällig dem ausländischen Steuercode zu. Aktivieren Sie den Button Abstimmen, um die neu angelegten Steuercodes in der Aufstellung zu sehen:
Aktivierung des Vorsteuervergütungsverfahrens je EU-Mitgliedsland
In den Grundlagen Mandant – Bereich Lieferschwellen aktivieren Sie die Vorsteuervergütung pro EU-Mitgliedsland:
Anlage eines Kreditors
Da beim Vorsteuervergütungsverfahren die Adresse und die Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmens anzugeben sind, müssen Sie dieses Unternehmen als Lieferanten in den Stammdaten anlegen. Hier können Sie auch die UStIdNr. prüfen.
Eingabe der relevanten Daten zur Vorsteuervergütung in der Buchungserfassung (Österreich)
Sie buchen in der Buchungserfassung den entsprechenden Aufwand an den Lieferanten und achten dabei auf den korrekten Steuercode für die ausländische Steuer. Der Steuerbetrag wird durch das Programm errechnet:
Im Bereich des Offenen Postens geben Sie die relevanten Daten für die Vorsteuervergütung ein. Diese rufen Sie über das Burgermenü oder über den entsprechenden Button auf:
Im Dialog zur Vorsteuervergütung werden die bereits bekannten Daten (Lieferantenadresse, Umsatz und Vorsteuer) aus den Stammdaten bzw. aus der Buchung übernommen. Wenn Sie keinen vollständigen Vorsteuerabzug haben, so können Sie diese Felder manuell überschreiben:
Im Register 1. Satz können Sie die geforderten Leistungsbeschreibungen zur Rechnung auswählen. Nutzen Sie dazu die Auswahlmenüs und hinterlegen Sie die Hauptkategorie und bis zu 2 Zusatzkategorien. Eine manuelle Eingabe ist hier nicht vorgesehen:
Wenn Ihre Rechnung unterschiedliche Leistungspositionen enthält, so können Sie über den Button Hinzufügen bis zu 4 weitere Register für die Leistungsbeschreibung einblenden:
Mit dem Speichern der Buchung werden auch die Daten zur Vorsteuervergütung gesichert. Über den Buchungsnachweis können Sie im Bereich der Details des Offenen Postens die Eingaben nochmals kontrollieren und ggf. verändern:
Erstellung und Übergabe der Daten an das Finanzamt
Über das Regiezentrum im Bereich Umsatzsteuer können Sie über den Menüpunkt Vorsteuervergütung die benötigte XML-Datei definieren und für die Übergabe an das Finanzamt erstellen:
Im Bereich der Erstellung wählen Sie zwischen folgenden Einstellungen aus:
- Antrag – hier werden die bisher erfassten Daten aus den Offenen Posten zur Vorsteuervergütung in die XML-Datei übernommen.
- Abschluss – dieser ist erforderlich, um den heimischen Finanzbehörden den Hinweis zu geben, dass für den Zeitraum keine weiteren Anträge mehr gestellt werden. Mit der Auswahl Abschluss werden auch die unteren Bereiche zur Aktivierung freigegeben.
- Wiederholung Antrag bzw. Wiederholung Abschluss – hierbei wird der Antrag/Abschluss korrigiert. Dies kann erforderlich werden, wenn die Finanzbehörde den Antrag wegen Fehler zurückgewiesen hat.
Sie können:
- Meldungen und Abschlüsse getrennt melden.
- im Meldezeitraum beliebig oft melden.
- im Folgequartal melden, auch wenn noch kein Abschluss des Vorquartals erfolgt ist.
- auch in einem Quartal nochmal melden, wenn bereits ein Abschluss erfolgt ist – wählen Sie hier die Wiederholung
Sie wählen das Jahr und den Meldezeitraum aus.
Im Feld Land stehen Ihnen die Länder zur Auswahl, für die es Vorsteuervergütungsdaten gibt. Je Land wird eine eigene Datei erstellt. Im Pfad VSt.-Vergütung wird die XML-Datei abgelegt.
Unmittelbar vor Erstellung der XML-Datei erfolgt eine Überprüfung der zu übertragenden Daten anhand einer speziellen Prüfdatei, die seitens der Finanzbehörden zur Verfügung gestellt wird. Wird ein Fehler festgestellt, so wird keine XML-Datei erstellt und die entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Nutzen Sie hier die Beschreibung der Fehlercodes, welche in der Programmhilfe aufgelistet sind.
Wenn Sie die Erstellung Abschluss wählen, so geben Sie die NACE-Kennung (Nomenclature européenne des activités économiques = Klassifikation der Wirtschaftstätigkeit) ein. Diese erhalten Sie von der Statistik Austria. Die Hinterlegung der Hausbank ist notwendig, da die Erstattung der Vorsteuer direkt auf das Bankkonto durch die Finanzbehörden erfolgt.
Wenn Sie in der Einstellung Wiederholung Antrag wählen, so werden Ihnen die bisher erstellten Anträge für das Land und den Zeitraum angezeigt. Sie können hier mittels rechter Maustaste den Status verändern. Diese Einstellung ist rein informativ und wird nicht weiter ausgewertet.
