Intrastat-Meldung vornehmen mit der Sage 100

Die weitere Zunahme des Handels zwischen den europäischen Ländern bringt immer mehr Anwender der Sage 100 in die Notwendigkeit, eine Intrastatmeldung einzureichen. In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen zeigen, wie man die notwendigen Daten für diese Meldung in der Sage 100 hinterlegen kann und welche Schritte erfolgen müssen, um eine Intrastatmeldung  abzugeben. Gegenstand der Intrastatmeldung ist die Meldung des tatsächlichen Warenverkehrs zwischen europäischen Ländern sowohl im Ein- als auch im Verkauf. Im Gegensatz zur weitläufigen Meinung, dass die Rechnungsein- und -ausgänge gemeldet werden müssen, liegen die Anforderungen der Intrastatmeldung bei der Warenlieferung und beim Wareneingang.

Die in diesem Blog zusammengetragenen Informationen entsprechen dem Stand Mai 2019 – bitte sprechen Sie immer mit Ihrem Steuerberater über aktuelle Rechtssprechungen und Auslegungen.

Wer ist meldepflichtig und wann muss gemeldet werden?

Meldepflichtig sind alle Unternehmer, die eine innergemeinschaftliche Lieferung gemäß Umsatzsteuergesetz ausführen bzw. alle Unternehmen, die einen innergemeinschaftlichen Erwerb vornehmen. Es müssen Warenlieferungen, nicht jedoch Dienstleistungen oder Reparaturleistungen gemeldet werden. Auch Miete oder Leasingtransaktionen unterliegen nicht der Intrastatmeldung. Da diese Werte auch in der Umsatzsteuervoranmeldung eines Unternehmens ersichtlich sind, kann man von einer Zusammenarbeit der Finanzbehörden mit dem Statistischem Bundesamt (Deutschland) und der Statistik Austria (Österreich) ausgehen.

Grundsätzlich sind also alle Unternehmer verpflichtet, eine Meldung abzugeben. Es gibt jedoch Befreiungen  von der Meldepflicht, die in Deutschland bei Warenlieferungen und Wareneingang unter € 500.000 und in Österreich bei jeweils unter € 750.000 liegen. Die Werte beziehen sich jeweils auf das Vorjahr bzw. das laufende Jahr. Wurde der Warenwert in einem Jahr überschritten, so sind Sie zur Intrastatmeldung im folgenden Jahr verpflichtet. Wird im Folgejahr die Grenze nicht überschritten, endet die Abgabe der Meldung am Jahresende.

Die Abgabe der Intrastatmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf eines Berichtsmonats erfolgen. Beispiel: bis zum 10. Mai für den Monat April.

Relevante Stammdaten zur Erstellung einer Intrastat-Meldung

Um die Intrastatmeldung aus der Sage 100 durchführen zu können, sind eine Vielzahl von Stammdateneinstellungen in der Software vorzunehmen. In den folgenden Bereichen sind daher Eingaben notwendig:

• Kunden- und Lieferantenstammdaten
• Stammdaten Intrastat
• Warenkapitel und Warenverzeichnis
• Artikelstammdaten

Kunden- und Lieferantenstammdaten

Die Kennzeichnung der Kunden und Lieferanten zur Teilnahme an der Intrastatmeldung erfolgt über das Länderkürzel zur Umsatzsteueridentfikationsnummer. Wählen Sie hier das entsprechende Land aus. Es werden alle Länder angezeigt, die im Bereich der Lieferschwellen (Grundlagen Fakturabereich) hinterlegt sind. Legen Sie ggf. dort das fehlende EU-Land fest.

Sie legen weiterhin in den Stammdaten den Verkehrszweig und die Geschäftsart für den Kunden bzw. Lieferanten im Bereich Intrastat fest. Diese Eingaben können Sie ggf. bei der Bearbeitung der Intrastat-Meldung zum jeweiligen Geschäftsfall ändern:

Stammdaten Intrastat

Die Stammdaten zur Intrastatmeldung sind in den wesentlichen Bereichen von den Vorgaben des Statistischen Bundesamtes bzw. der Statistik Austria geprägt und daher nicht veränderbar. Das Einlesen und Aktualisieren dieser Stammdaten erfolgt über den Administrator der Sage 100:

In der globalen Datenbank wählen Sie den Bereich der Intrastatkonstanten und führen die Aktualisierung mittels rechter Maustaste durch:

Sie erhalten den Hinweis, dass nach dem Einlesen der Konstanten auch die Warenkapitel neu eingelesen werden müssen:

Durch dieses Einlesen werden folgende Stammdaten der Intrastatmeldung aktualisiert:

• Länder und Regionen
• Verkehrszweige
• Geschäftsarten

In den Konstanten geben Sie  die Adresse und die USt.Nr. des Auskunftspflichtigen und des eventuell verantwortlichen Drittanmelder an. Über den Button Zuschläge definieren Sie die Aufteilung der Transportkosten.

Die Maske unterscheidet sich zwischen den Versionen Deutschland und Österreich:

Deutschland:

In den Feldern Materialnummer Versendung und Eingang hinterlegen Sie die Ihnen vom Statistischen Bundesamt vergebene Nummern ein. Diese werden für die Erstellung der Dateinamen bei der Onlinemeldung bzw. der Meldungsdatei verwendet.

Wenn Sie die Schwelle/Schwellen der Warenversendung/Wareneingänge Meldung überschritten haben, wird der statistische Wert nicht mit ausgegeben, wenn:

• im Feld Artikelstamm im Feld Artikel mit Verbrauchssteuern ein Nein steht
• die Meldegrenzen des Feldes Statistischer Wert Eingang bzw. Statistischer Wert Versendung nicht überschritten wurden.

Österreich

In der Version Österreich sind keine Eingaben in den Feldern Zusatz und Bundesl. FA möglich.

Warenkapitel und Warenverzeichnis

Die Kapitel und Warenverzeichnisse werden jährlich aktualisiert und veröffentlicht. Es gibt beim deutschen Statistische Bundesamt einen entsprechenden Download für die Sage 100. Gegen eine Gebühr (2019 – € 120,00) können Sie die aktuellen Daten aus dem Downloadbereich laden und in die Sage 100 problemlos einlesen. Anwender der Sage 100, die in Bereichen tätig sind, wo es  häufige Änderungen gibt, wird empfohlen stets die aktuellen Daten zu verwenden. Sage 100 Nutzer der Version Österreich können diese Daten auch nutzen, da es sich um europäische Warennummern handelt und das Verzeichnis in deutscher Sprache ist. Bitte kontaktieren Sie bei Bedarf das statistische Bundesamt für ein Angebot unter tarife@bundesanzeiger.de.

Im Programmpunkt Geschäftsarten und Warenkapitel können Sie die Kapitel manuell eingeben oder den Import durchführen:

Diese Anlage ist Voraussetzung, dass das Warenverzeichnis angezeigt werden kann.

Das Warenverzeichnis können Sie nicht manuell über die Masken der Sage 100 anlegen. Es steht Ihnen aber der Import der Dateien über den Programmpunkt Warenverzeichnis importieren zur Verfügung. Sie legen fest, welche Kapitel eingelesen werden sollen:

Nach dem erfolgreichen Einlesen, erhalten Sie eine Programmmeldung. Das Warenverzeichnis können Sie im entsprechenden Programmpunkt einsehen, es jedoch nicht verändern oder erweitern:

Artikelstammdaten

Die Anlage der Intrastatdaten beim Artikel legt die Grundlagen für die ordnungsgemäße Abgabe der Intrastatmeldung:

Sie können die Warennummer aus dem importieren Warenverzeichnis auswählen. Eine manuelle Eingabe in diesem Feld ist möglich.

Diese Warennummern können auf allen Verkaufs- und Einkaufsbelegen nach dem Dimensionstext angedruckt werden. Sie legen die Einstellung dazu in den Mandantengrundlagen fest:

       

Die Auswahl der Ursprungs- und Bestimmungsregion ist nur in der deutschen Version der Sage 100 relevant. Ihnen stehen alle Regionen aus den Stammdaten zur Auswahl.  

Wenn das Ursprungsland für den Artikel bekannt ist, wählen Sie hier das Land aus. Ist es nicht bekannt, lassen Sie das Feld leer.

Im Statistischen Verfahren wählen Sie die entsprechende Option aus. Da es für Reparatur und Veredelungen besondere gesetzliche Bestimmungen gibt, sollten Sie insbesondere bei diesen Artikeln die richtige Auswahl treffen.

Die Statistischen Werte Eingang und Versendung hinterlegen Sie hier. Ist in den Feldern nichts eingetragen, wird durch das Programm automatisch der mittlere, kalkulatorische oder letzte Einkaufspreis (entsprechend der Einstellung der Kalkulationsgrundlagen im Mandanten) für die Meldung verwendet. Im Verkaufsbereich wird dann der niedrigste Preis aller Preislisten zum Artikel herangezogen.

Ist im Warenverzeichnis für die Außenhandelsstatistik für den Artikel eine, vom Artikelstamm abweichende Mengeneinheit vorgesehen, so geben Sie diese  Intrastatmengeneinheit ein und  die Umrechnung zur Basismengeneinheit.

Aktivieren Sie das Feld Verbrauchssteuer, wenn es zum Artikel eine zusätzliche Steuer gibt (z. B. Tabak- Sektsteuer…), Sie müssen dann unbedingt den statistischen Wert der Ware ohne diese Steuer eingeben, da nur dieser Wert in der Statistik gemeldet werden darf.

Intrastat-Meldung erzeugen

Basis für die Intrastatmeldung ist die Lieferung einer Ware. Im Verkaufsbereich werden daher die folgenden Belege für die Meldung herangezogen:

• Sofortauftrag
• Sofortrechnung
• Direktrechnung
• Lieferschein
• Rücklieferschein

 Im Einkaufsbereich die Belege:

• Direktrechnung
• Sofortrechnung
• Wareneingang
• Retour

Es werden alle diese Belege berücksichtigt, die an Kunden oder Lieferanten der EU erstellt werden. Der Ausdruck der Belege ist nicht notwendig, jedoch deren Speicherung.

Über den Programmpunkt Intrastat-Meldung erstellen werden die Meldungen getrennt nach Versendung und Eingang ermittelt und zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Im Vorschaltdialog legen Sie die Meldeperiode fest. Im Feld Grundlage Datum stehen Ihnen das Belegdatum oder das Lieferdatum der Position zur Auswahl:

Sie erhalten eine Meldung über die Anzahl der Positionen und können diese bearbeiten:

Intrastatmeldung bearbeiten

Im Menüpunkt Intrastat-Meldung bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, die erstellten Werte zu verändern und ggf. auch manuell weitere Positionen aufzunehmen. Sie wählen dazu die Art der Versendung und die Stapelkennung aus:

Im Feld Bezeichnung wird die Bezeichnung aus dem Warenverzeichnis übernommen, unabhängig von der eigentlichen Artikelbezeichnung. Wenn Sie kein Warenverzeichnis eingelesen haben oder zur hinterlegten Warennummer beim Artikel  gibt es keinen Eintrag , dann wird die Bezeichnung 1 und 2 aus dem Artikelstamm verwendet.

Sie können die anderen Felder entsprechend verändern und die Werte für die Intrastat-Meldung festlegen.

Intrastat-Meldung drucken

Sollten Sie die Formblätter des Statistischen Bundesamtes oder der Statistik Austria nutzen, können Sie diese über den Menüpunkt in die Formblätter drucken. Diese Formblätter sind maschinenlesbar, daher ist nur der Eindruck und nicht die vollständige Ausgabe in einem Formular möglich

Intrastat-Meldung Datei erstellen

Hinweis für Deutschland:

Wenn Sie in den Intrastat Konstanten noch keine Materialnummer hinterlegt haben, wird automatisch eine Testmeldung erzeugt. Der Dateiname wird nach den Vorgaben automatisch mit Testver.asc und Testein.asc vergeben. Erst dann erhalten Sie eine Materialnummer und können die Meldungen abgeben

Die Erstellung der Datei für das Einlesen beim Bundesamt für Statistik oder bei der Statistik Austria erfolgt getrennt nach Versendung und Eingang.  Sie wählen den Stapel und legen den Datenpfad fest:

Sie können diese Datei in das Portal des Statistischen Bundesamtes einfügen und damit die Intrastat-Meldung abgeben.

Hinweis für Österreich

In Österreich wird das Einlesen der Datei für die Statistik Austria über das  Programm IDEP vorgenommen. Sie müssen dieses Programm von der Internetseite der Statistik Austria laden. Sie definieren für das Einlesen der Datei einen Importfilter und können so die Intrastat-Meldung abgeben. Eine ausführliche Beschreibung für den Importfilter erhalten Sie bei Ihrem Business Partner oder Sie fordern diesen Leitfaden über diesen Blog an.