Abwicklung Zahlungsverkehr an Lieferanten

Aktualisiert zur Sage 100 Version 9.0.7 (Stand 07/2024)

In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen nun die direkte Abwicklung des Zahlungsverkehrs an Lieferanten beschreiben. Nachdem Sie alle Einstellungen und Stammdaten zum Zahlungsverkehr eingerichtet haben, geht es nun um die direkte Ausführung. Ihnen stehen im Zahlungsverkehr dazu 2 wesentliche Ausführungswege  zur Verfügung:

• Zahlungen vorschlagen
• Zahlungen manuell vorschlagen

Sie können diese Ausführung im Zahlungsverkehr auswählen:

Zahlungen vorschlagen

Über einen Vorschaltdialog können Sie die Vorschläge für die Zahlungen durch das Programm erstellen lassen:

Den Namen des Vorschlagstapel können Sie individuell vergeben. Eine Eingrenzung nach Lieferanten ist möglich. Sie entscheiden, für im Feld Zahlungsverkehr für welches Land der Zahlungslauf durchgeführt werden soll. Eine leere Eingabe bedeutet alle Länder.

Im 2. Dialogfenster legen Sie den Zahlungsrthythmus und die Vorlauftage fest:

Beispiel: Zahlungstermin: 12.2.  Zahlungsrhythmus 8 Tage – Vorlauftage 2
Es werden damit die Offenen Posten vorgeschlagen, die bis zum 20.2. fällig sind (12.2. +8 Tage), zusätzlich der 21.2. und 22.2. (Vorlauftage -2)Das Ausführungsdatum wird mit dem datum der letzten Ausführung vorgeschlagen und kann von Ihnen verändert werden. Das Datum für die Nächste Ausführung wird vom Programm aus den hinterlegten Wert Zahlungsrhythmus vorgeschlagen und kann von Ihnen verändert werden.

Die Einstellung Forderungen verrechnen ermöglicht, dass Forderungen bei der gleichen Adresse mit den Verbindlichkeiten verrechnet werden. Diese Möglichkeit ergibt sich z.B., wenn  Kunden- und Lieferantendaten zur gleichen Adresse angelegt wurden. Sie überweisen z.B. kein Geld, wenn Sie selbst noch Geld bekommen.

Sollten Sie Verbindlichkeiten gegenüber Kunden haben, so wählen Sie die Option Kundengutschriften vorschlagen. Damit werden diese Verbindlichkeiten in den Zahlungsvorschlägen berücksichtigt.

Im Vorschaltdialog legen Sie fest was mit existierenden Vorschlägen und wiederkehrenden Aufträgen erfolgen soll. Zur Auswahl stehen:

• Abbrechen, wenn vorhanden
• Überschreiben
• Nicht überschreiben

Wählen Sie hier Abbrechen, wenn vorhanden wird ggf. der Zahlungslauf nicht durchgeführt, Sie erhalten eine entsprechende Programmmeldung.

Sie gelangen nach der Bestätigung in den Bereich Zahlungen bearbeiten des Zahlungsverkehrs.

Hinweis: Scheckzahlungen werden ab der Version 9.07 nicht mehr unterstützt!

Zahlungen bearbeiten

In diesem Bereich können Sie die vorgeschlagenen Werte kontrollieren, verändern oder löschen.

Die tabellarische Ansicht der Zahlungsvorschläge kann über das Burger-Menü Einstellungen -> Spalten ein-/ausblenden erweitert werden.

Durch das Anklicken des Zahlungsvorschlages im oberen Bereich, werden die Details des Auftrages im unteren Bereich angezeigt. Änderungen können her vorgenommen werden.

Die Transaktionsart ist abhängig von der hinterlegten Bankverbindung. Fehlt diese, kann als Transaktionsart nur Barzahlung ausgewählt werden. Gibt es mehrere Bankverbindungen, wählen Sie die gewünschte aus.  Wenn die Zahlung an einem bestimmten Tag  vorgenommen werden soll, so geben Sie das Valutadatum ein. Auch die Vorgabe der Hausbank können Sie festlegen und damit entscheiden, von welcher Hausbank die Überweisung getätigt werden soll. Im Feld Verwendungszweck wird Ihnen der vorgeschlagene Verwendungszweck für die Überweisung angezeigt. Sie können einen freien Text eingeben oder die Verwendungszweckvorlage verwenden.

Die Verwendungszweckvorlage wird über das Burger-Menü aufgerufen. Im oberen rechten Bereich können Sie die verfügbaren Platzhalter auswählen.

Im Register Offene Posten können Sie wählen, welche OPs gezahlt werden sollen. Sie können diese markieren oder demarkieren und in der Tabelle bearbeiten.

Auch hier besteht die Möglichkeit die Tabellenansicht zu erweitern, indem Sie auf das Zahnrad (im rechten Bereich) gehen um die Feldliste zu sehen

Im letzten Register können Sie Einstellungen zur Wiederholung der Zahlung festlegen:

Nachdem Sie alle Einstellung zum konkreten Zahlungsauftrag vorgenommen haben – bestätigen Sie über Speichern den Vorschlag.

Aus der Liste der Zahlungsvorschläge können Sie über das Burger-Menü das Protokoll ausdrucken.

Protokoll drucken

Sie können über diesem Menüpunkt eine Aufstellung aller vorgesehenen Zahlungen ausdrucken:

Zahlungen ausführen

Um Zahlungen auszuführen ist es wichtig, dass der Dialog Zahlung bearbeiten für die Vorschlagsstapel geschlossen ist, die gezahlt werden sollen.

Im Dialog Zahlungen ausführen geben Sie die Daten für den Zahlungslauf ein. Sie wählen die Hausbank aus und legen die Transaktionsart fest:

Im Feld Transaktionsart stehen Ihnen je nach Einstellung im Hausbankenstamm folgende Wege zur Auswahl:

• Barzahlung
• SEPA Clearing
• Auslandsüberweisung

Die Zahlungsvorschläge werden dann je nach Transaktionsart gefiltert.

Die SEPA Spezifikation wird aus dem Hausbankenstamm genommen. In der Auswahl der SEPA Ausführungsart können Sie wählen zwischen Spätere Ausführung und Zum nächsten Geschäftstag. Wählen Sie hier Terminiert, so wird der Termin aus dem Zahlungsvorschlag an die Bank mit übergeben und wird erst dann ausgeführt, wenn das Valutadatum erreicht ist.

Sie können die Echtzeit-Ausführung für den Zahlungslauf aktivieren.

Im weitere Dialog besteht die Möglichkeit den Protokolldruck zu aktivieren:

Nachdem Sie den Dialog mit  Weiter bestätigen, wird das Protokoll (laut vorheriger Einstellung) gedruckt.

Anschließend können Sie

• SEPA-Datei erstellen
• Zahlungen buchen
• Zahlungsavise drucken
• SEPA Begleitzettel drucken

Über SEPA-Datei erstellen wird die XML-Datei erstellt, die Sie dann über Ihr Bankingprogramm an die Hausbank übergeben.

Die Zahlungsavise werden entsprechend der Einstellungen zum Zahlungsverkehr und beim Lieferanten erstellt.

Über den Menüpunkt Zahlungen buchen werden die Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten über das, bei der Hausbank hinterlegten Geldtransitkonto ausgeglichen

Zahlungen wiederholen

Über diesen Menüpunkt können Sie die Dateierstellung oder auch die Ausdrucke noch einmal wiederholen. Im Vorschaltdialog wählen Sie die Hausbank für die Wiederholung:

Im Dialogfenster für die Wiederholung sehen Sie im unteren Bereich die Zahlungen und die OPs, die mit dem Zahlungsstapel berücksichtigt wurden:

Wenn Sie in diesem Bereich Löschen wählen, nehmen Sie sich die Möglichkeit der Wiederholung.

Zahlungen manuell vorschlagen

Dieser Menüpunkt kann alternativ zum Menüpunkt Zahlungen vorschlagen gewählt werden. In einem Auswahldialog werden Ihnen alle Offenen Posten zu Lieferanten angezeigt. Es erfolgt keine Eingrenzung nach Zahlungsterminen bzw. Inkassoarten.

Sie markieren die gewünschten Offenen Posten und ziehen diese mit der gedrückten linken Maustaste auf die unten eingeblendeten Hausbanken. Es öffnet sich anschließend ein Dialog, indem Sie die Bezeichnung des Zahlungsstapels und das Valutadatum verändern können.

Eine Aufteilung der offenen Posten auf mehrere Hausbanken kann hier optimal vorgenommen werden.

Nachdem Sie diese Zuordnung getroffen haben, erfolgt der weitere Verlauf im Zahlungsverkehr wie oben beschrieben. Sie können den Zahlungsvorschlag bearbeiten und dann weiter ausführen.