Stand: November 2024
Mit der Sage 100 Version 9.0.8 können nun E-Rechnungen in die Sage 100 eingelesen werden. Wenn Sie eine E-Rechnung erhalten, so können Sie die Positionen der E-Rechnung mit Artikeln Ihrer Sage 100 verbinden und daraus eine Eingangsrechnung generieren lassen.
Voraussetzungen für den Import
- Die Funktion des Imports von E-Rechnungen ist mit der Version 9.0.8 in den Subcription-Versionen der Sage 100 implementiert. Sie können mittels eines Assistenten die E-Rechnung einlesen, und für den Bereich der Belegerstellung vorbereiten.
- Es können nur E-Rechnungen eingelesen werden, die in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD bereitgestellt werden.
Belege importieren
Im Bereich Einkauf können Sie über den Menüpunkt E-Rechnungen importieren den Dialog zum Import und zur Übergabe an die Einkaufsbelegerstellung aufrufen:
Der Dialog unterscheidet sich nicht zum Rechnungswesen und wird in beiden Applikationen genutzt. Sie können daher auch in der Warenwirtschaft sehen, welche E-Rechnungen im Rechnungswesen eingelesen wurden.
Im Bereich der Adressdaten werden die schreibgeschützten Informationen des Lieferanten angezeigt, die aus der E-Rechnung hervorgehen (grau hinterlegt). Die Zuordnung zum Lieferanten in Ihrer Sage 100 erfolgt über die Steuernummer oder über die UStID.Nr. Gibt es eine Übereinstimmung dieser Nummer mit Ihren Lieferantendaten, so wird dieser Lieferant automatisch ausgewählt. Erfolgt keine automatische Erkennung, so müssen Sie diese Zuordnung manuell vornehmen.
Im Bereich der Vorgangsdaten können Sie einen vorhandenen Vorgang dieser Rechnung zuordnen und auch festlegen, welcher Beleg in Ihrer Sage 100 erstellt werden soll. Achten Sie hier auf Zu- und Abschläge, die in der E-Rechnung enthalten sein können und denen eine Sage Position aus Ihrer Sage 100 zugeordnet werden muss.
Im Register Positionen werden die Positionen der E-Rechnung angezeigt. Sie müssen hier einen Artikel Ihrer Sage 100 zuordnen. Es erfolgt eine automatische Zuordnung, wenn:
- die Lieferantenartikelnummer in Ihrer Sage 100 vorhanden ist.
- die EAN-Nummer der Artikel zwischen der E-Rechnung und mit der EAN-Nummer eines Artikels Ihrer Sage 100 übereinstimmt.
Sie können jederzeit eine manuelle Zuordnung vornehmen.
Hinweis: Achten Sie bei der Zuordnung auf eventuelle Preiseinheiten oder abweichende Mengeneinheiten.
Über die Option Quelldatei anzeigen im Burger-Menü wird der importiere Beleg in einer Vorschau dargestellt. Sie können so sehr schnell die Positionen und ggf. Zu- und Abschläge erkennen.
Beleg erstellen
Nachdem Sie alle Zuordnungen getroffen haben, können Sie einen Sage-Beleg erstellen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Neuer Beleg. Eventuelle Zuordnungsfehler würden angezeigt werden und erst wenn diese behoben sind, öffnet sich die Belegerfassung im Einkaufsbereich.
Die weitere Belegerfassung unterscheidet sich nicht von den bekannten Vorgängen in der Sage 100.
Sie sollten darauf achten, dass keine weiteren Positionen verändert, gelöscht oder hinzugefügt werden. Die E-Rechnung sollte mit Ihrer Eingangsrechnung in der Sage 100 übereinstimmen.