Das Mahnwesen nimmt einen immer größeren Raum in der Arbeit im Rechnungswesen ein. Wir kennen Mahngebühren und Verzugszinsen und sicher wissen wir alle, dass diese meist vom Kunden nicht gezahlt werden bzw. wir diese auch selten konsequent einbuchen. Doch was ist zu machen, wenn der Kunde genau diese Gebühren zahlt? Im heutigen Blogeintrag soll es darum gehen, wie man diese Mahngebühr buchen und welche verschiedenen Varianten man dafür anwenden kann.
Mahngebühren zählen als „gezahlter Schadensersatz“ und sind daher nicht steuerbar. Beachten Sie daher, dass für Mahngebühren keine Umsatzsteuer zu erheben, auszuweisen oder überwiesen wird.
Arbeitsweise „negativer Skonto“ oder Ausziffern
Eine häufig zu beobachtende Verfahrensweise ist, dass die gezahlten Mahngebühren als „negativer Skonto“ eingetragen werden. Diese Verfahrensweise verursacht eine Umsatzsteuerzahlung, denn Skonto verändert auch die Erlöse und Umsatzsteuer – hier im konkreten Fall zusätzliche Erlöse und zusätzliche Umsatzsteuer. Neben der zusätzlichen Steuerzahlung ist bei dieser Verfahrensweise auch die Auswertung der wirklich gewährten Skontobeiträge nicht mehr möglich.
Eine ähnliche Verfahrensweise über das Ausziffern beim OP verursacht auch eine Erlösbuchung inkl. Umsatzsteuer und ist daher, wie beim „negativen Skonto“, zu überdenken.
Arbeitsweise mit vorheriger OP-Anlage
Um Mahngebühren richtig zu verbuchen, benötigt man ein Konto für Mahngebühren.
Sie buchen vor der Zahlung Debitor an Mahngebühr – ohne Umsatzsteuer manuell ein. Sie können wählen, ob ein vorhandener Offener Posten erweitert werden soll oder durch die Buchung ein neuer OP aufgebaut wird.
Bei der Zahlung gleichen Sie den Offenen Posten wieder aus bzw. gleichen den ursprünglichen OP und den Mahngebühr-OP aus.