In den letzten Schulungen zur Sage 100 war immer wieder das Thema der Buchungsübergabe aus der Warenwirtschaft in das Rechnungswesen der Sage 100. Ein Thema, welches einerseits Kenntnisse der Warenwirtschaft und andererseits auch umfassende Kenntnisse im Rechnungswesen verlangt. In diesem Blogeintrag möchte ich daher die Vorgangsweise beschreiben. In den nächsten Blogeinträgen der nächsten Wochen werde ich auch zu den Themen Rechnungsübergabe mit Erlöscode und Rechtevergabe bei Wawibuchungen ein paar Hinweise zusammen stellen.
Mandanteneinstellungen in der Warenwirtschaft zur Rechnungsübergabe
In den Mandantengrundlagen der Warenwirtschaft können Sie im Bereich Schnittstelle Rechnungswesen festlegen, ob eine Rechnungsübergabe Sofort oder über einen Übergabelauf erfolgen soll:
Wenn Sie die Einstellung Sofort treffen, so wird ein Rechnungsbeleg (Ein- oder Verkauf) mit dem Speichern des Beleges sofort im Rechnungswesen der Sage 100 übergeben. Diese Verfahrensweise ist zu empfehlen, wenn die Einstellungen für die Übergabe getestet und auf Richtigkeit geprüft wurden. Alternativ können Sie die Übergabe mit einem Übergabelauf durchführen, dieser muss manuell im Bereich Abschluss angestoßen werden:
Diese Übergabe ist zu empfehlen, wenn Sie einen zeitlichen Abstand zwischen dem Speichern einer Rechnung und einer Buchung akzeptieren können und vor der Übergabe eine Aufstellung der zu übergebenen Rechnungen sehen möchten. Mittels Übergabelauf ist auch eine Übergabe in eine andere Buchungsperiode möglich.
Die Einstellung Abschlussperioden zulassen können Sie nur verändern, wenn die Rechnungsübergabe via Übergabelauf erfolgen soll. Sie haben dann bei der Übergabe auch die Möglichkeit, in die Abschlussperioden die Buchungen zu übergeben (z.B. 13. oder 14. Periode). Sprechen Sie diese Übergaben mit Ihrem Steuerberater ab, da steuerliche Meldungen (Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Zusammenfassende Meldung) bei diesen Übergaben berücksichtigt werden müssen.
Mandanteneinstellungen im Rechnungswesen zur Rechnungsübergabe
Die relevanten Einstellungen finden Sie im Bereich Schnittstelle Warenwirtschaft:
Der Benutzername für Buchungen kann ausgewählt werden. Dieser Benutzer muss das Recht haben, Buchungen durchzuführen. Sie finden nach einer Übergabe die Buchungen dann in automatisch angelegten Buchungssitzungen bei diesem Benutzer.
Die Einstellung ob Konten automatisch angelegen ist relevant, wenn Sie mit Erlös-, Wareneingangs- bzw. Warenbestands- und Wareneinsatzcodes arbeiten. Wählen Sie hier ja, so werden die noch nicht angelegten Konten automatisch angelegt. Sprechen Sie diese Einstellung unbedingt mit Ihrem Steuerberater durch, da bebuchte Konten auch in Zukunft nicht mehr gelöscht werden können.
Die Buchungstexte können hier für die Belegarten hinterlegt werden. Bleiben diese Felder leer, so werden die Standardtexte Rechnung, Storno, Gutschrift … genutzt. Sie können diese individuellen Buchungstexte auch um Platzhalter ergänzen. Lesen Sie zu diesen Platzhaltern den Blogeintrag Buchungstexte anpassen.
Konten für die Buchungsübergabe
Sie hinterlegen im Rechnungswesen die Sachkonten für die Buchungsübergabe der Ein- und Ausgangsrechnungen. Diese Einstellungen werden über Festkonten – Umsatzsteuer – Erlöse bzw. Festkonten – Vorsteuer – Einkauf festgelegt:
Die Sachkonten müssen im Sachkontenstamm angelegt werden und werden dann je Steuercode (SC) zugeordnet.
Kunden- und Lieferantenstammdaten
Für eine ordnungsgemäße Übergabe müssen Sie die Einstellungen zur Besteuerungsart und zum Sammelkonto ausfüllen:
Über die Besteuerungsart legen Sie fest, welcher Steuercode für eine Belegposition durch das Programm gebildet wird. In den Sage 100 Grundlagen – Umsatzsteuer können Sie diese Steuercode pro Besteuerungsart einsehen und festlegen:
Das Sammelkonto für Kunden bzw. Lieferanten können Sie auswählen. Angelegt werden diese im Rechnungswesen im Bereich Festkonten – Sammelkonten. Beachten Sie, dass dieses Einstellung nicht mehr verändert werden kann, wenn eine Buchung zum Kunden- oder Lieferanten vorgenommen wurde.
Artikelstamm
Im Artikelstamm können Sie notwendigen Einstellungen im Bereich Faktura vornehmen.
Die Steuerklasse wählen Sie aus, es stehen die Eingaben der Steuerklassen aus den Grundlagen Umsatzsteuer zur Auswahl. Arbeiten Sie mit Erlös-, Wareneingangs-, Warenbestands- und Wareneinsatzcodes? Wählen Sie hier diese Funktion aus.
Wenn Sie im Artikelstamm ein Sachkonto fest hinterlegen, so hat dieses Vorrang in der Buchungsübergabe. In einer Belegposition wird das Konto übernommen und für die Buchungsübergabe verwendet. Die Hinterlegung eines Kontos beim Artikel empfiehlt sich daher, wenn man diesen Artikel nur in einem Steuergebiet (Inland, Ausland…) verwenden möchte und die Umsätze genau auf dieses Konto gehen sollen (z.B. Transportkosten).
Ein- und Verkaufsbeleg
Im Belegkopf wird aus den Stammdaten des Kunden die Besteuerungsart übernommen. Wenn es sich um den 1. Beleg eines Vorgangs handelt, können Sie diese verändern. In Folgebelegen ist die Besteuerungsart schreibgeschützt:
Hinweis: Setzen Sie das Komfortpaket Kommunikation und Belege ein, so können Sie die Besteuerungsart im Einkaufsvorgang noch ändern.
Im Fakturabereich zur Belegposition wird Ihnen der Steuercode und die Steuerbasis angezeigt:
Der Steuercode wird aus der Steuerklasse des Artikels – der Besteuerungsart des Kunden/Lieferanten und dem daraus ermittelten Steuercode aus den Grundlagen Umsatzsteuer gebildet. Wenn Sie den Steuercode überschreiben, wird im Feld Steuerbasis „manuell“ eingetragen. Spezialfälle, wie Reverse Charge oder Lieferschwelle überschritten, werden auch in der Steuerbasis dargestellt, wenn das Programm diese ermittelt.
Im Belegfuß sehen Sie die Steueraufteilung für den gesamten Beleg – eine Zusammenfassung der Belegpositionen. Diese Zusammenstellung ist die Basis für die Übergabe an das Rechnungswesen:
Übergabe der Rechnung – sofort
Wenn Sie diese Einstellung in den Mandantengrundlagen getroffen haben, so erfolgt die Übergabe in das Rechnungswesen mit dem Speichern des Beleges. Die Buchung wird in einer eigenen Sitzung „Rechnungsausgänge“ bzw. „Rechnungseingänge“ durchgeführt. Sie erfolgt in der Periode, die dem Belegdatum entspricht:
Beispiel: Ein Beleg mit Belegdatum 12.08.2018 wird in die Periode August 2018 unabhängig vom Tagesdatum gebucht. Sollte die Periode gesperrt sein, so wird die nächste freie Periode für die Übergabe ins Rechnungswesen genutzt.
Übergabe der Rechnung – Übergabelauf
Sie können den Übergabelauf aus dem Menü heraus starten:
Im Vorschaltdialog legen Sie fest, ob Sie die Übergabe für Ein- oder Verkaufsbelege vornehmen wollen:
Das Belegdatum können Sie eingrenzen. Im Feld von wird das erste Datum vorgeschlagen, zu dem es nicht übergebene Rechnungen gibt. Sie können die Buchungsperiode und das Buchungsdatum auswählen bzw. eingeben.
Die Option Vorabprotokoll gibt Ihnen die Möglichkeit, die zu übergebenen Belege in einer Liste zu sehen.
Nach dem Druck dieses Vorabprotokolls oder dem Schließen der Druckvorschau können Sie die Übergabe an das Rechnungswesen starten oder verwerfen:
Hinweis: Haben Sie das Belegdatum manuell verändert und es gibt Belege zur Übergabe vor diesem Datum, so erhalten Sie nach der Übergabe einen Hinweis auf diese Rechnungen (ggf. auch aus anderen Geschäftsjahren)
Buchungen im Rechnungswesen
Die Buchungen der Warenwirtschaft werden in eigenen Sitzungen angezeigt. Der Benutzer für diese Buchungen wird aus den Mandantengrundlagen gebildet:
Belege nach der Buchungsübergabe in der Warenwirtschaft bearbeiten
Rechnungsbelege, die an das Rechnungswesen übergeben wurden, sind für die nochmalige Bearbeitung gesperrt. Sie erkennen es an den Hinweismeldungen und daran, dass alle Felder hellgrau dargestellt werden:
Eine Bearbeitung der Rechnung ist nur möglich, wenn die Rechnungsübergabe zurückgesetzt wird, Die Buchung im Rechnungswesen wird gelöscht. Diesen Menüpunkt finden Sie über das Burger-Menü Rechnung – Rechnungsübergabe zurücksetzen:
Das Speichern der veränderten Rechnung ermöglicht eine erneute Übergabe. Diese kann auch manuell über Rechnung – Rechnungsübergabe vorgenommen werden.
Eine Rechnungsübergabe kann nicht zurückgesetzt werden, wenn:
- der Benutzer der Warenwirtschaft nicht die notwendigen Rechte hat.
- das Buchungsjournal oder die Kontenblätter gedruckt oder journalisiert wurden.
- die Buchungsperiode gesperrt ist.
Welche Rechte sind dafür verantwortlich, dass eine Rechnungsübergabe nicht rückgängig gemacht werden kann?
Und können trotz dieser entzogenen Berechtigungen noch Rechnungen übergeben werden?
Ich würde mal vermuten, dass es nicht an den Berechtigungen liegt, sondern eher an den formalen Voraussetzungen. Hier sollte man prüfen, ob das Rechnungsausgangsbuch endgültig gedruckt wurde, ob die Buchungsperiode in der Fibu gesperrt ist oder ob die Buchung im Rechnungswesen schon journalisiert wurde. Trifft eines dieser 3 Kriterien zu, kann die Rechnungsübergabe nicht rückgängig gemacht werden. zum 2. Teil Ihrer Frage. Die Übergabe in das Rechnungswesen ist nicht von den Berechtigungen zur Rückgängigmachen einer Buchung abhängig. Sobald der Benutzer für die Übergabe (Mandanteneinstellungen) das Recht hat zu buchen, wird auch gebucht.
Seit der Umstellung der Steuercodes ab Juli 2020 taucht bei dem Speichern einiger Rechnungen immer wieder der Kommentar auf, dass diese (EU-Erwerb) nicht übergeben werden können, weil der Steuercode 421 für Konto 03200 (Wareneingang) unzulässig ist. Wie kann man diesen Fehler beheben?