Was macht die Sammelmappe?

Die Sammelmappe in der Sage 100 steht Ihnen in den Bereichen der Adressen, der Artikelstammdaten, den Vertretern und zu den Projekten zur Verfügung. Diese Funktion war auch schon in der Sage Office Line vorhanden. In vielen Gesprächen mit Anwendern der Software konnte ich feststellen, dass die eigentlichen Möglichkeiten dieser Sammelmappen nicht ausgeschöpft wurden. Sie sind  teilweise nicht bekannt.

Die Sammelmappe ist kein DMS (Dokumenten Management System). Diese sehr speziellen Funktionen eines DMS kann man nicht mit der Sammelmappe abbilden und sollte auch nicht vom Anwender so genutzt werden – schnell werden da die Grenzen der Sammelmappe deutlich.

Sie können die Funktion aus den entsprechenden Stammdatenbereichen (Adressen, Kunden, Lieferanten, Vertreter, Artikel…) über das „Burgermenü“ und dem Menüpunkt Sammelmappe aufrufen:

Register in den Sammelmappen

Folgende Register sind standardmäßig bei den Adressen vorhanden. Diese können nicht verändert werden:

• Verkaufsbelege
• Einkaufsbelege
• Mahnungen
• Zahlungsavise
• Lastschriftavis
• Notizen
• Serienbriefe

In den entsprechenden Registern werden die Daten für die jeweilige Adresse gespeichert. Es sind jedoch nicht die original versendeten Dokumente, sondern die Einträge in der Datenbank. Sie können innerhalb der Sammelmappe suchen (wie bei jedem Auskunftsdialog) und Sie können die Belege neu drucken oder ansehen. Ggf wird die andere Applikation (Warenwirtschaft oder Rechnungswesen) geöffnet.

Zusätzliche Register können über Grundlagen > Datenbank > Konstanten angelegt werden:

In den selbst erstellten Registern können Sie Dokumente erstellen und vorhandene Dateien einem Stammdatenbereich zuordnen. Nutzen Sie dazu einfach die rechte Maustaste und die Optionen Dokument erstellen oder Dokument hinzufügen.

Beachten Sie, dass dies nur Verweise bzw. Verknüpfungen zu den Dateien sind und andere Benutzer der Sage 100 diese nur dann sehen können, wenn das Verzeichnis für alle Benutzer gleich ist. Das bedeutet es muss entweder ein Netzlaufwerk mit einem Buchstaben gemappt oder ein UNC-Pfad verwendet werden.

Wenn Sie z.B. ein neues Word-Dokument erstellen wollen, können Sie eigene Wordvorlagen als Vorlage nutzen. Des weiteren gibt es im Shared-Ordner der Sage 100 eine Vorlage Sammelmappe.dot. In dieser Vorlage ist beschrieben, wie man Felder aus dem Adressenstamm in eine Word-Vorlage einbauen kann.

Lesen Sie auch den Blogeintrag zu den Artikelbildern. Dort finden Sie die Vorgehensweise, wie man Artikel in die Sammelmappe aufnehmen und in Belegen platzieren kann.